Servir le Québec de l'extérieur : Lois 96 et 25
Les deux lois peuvent viser une entreprise d'une autre province. Avoir des clients au Québec suffit souvent ; être constituée ailleurs n'est pas un bouclier.
L’endroit où vous êtes constituée, l’emplacement de votre serveur, votre effectif et votre indicatif ne décident rien ; avoir des clients au Québec, oui.
Réutilisez cette figure partout, y compris à des fins commerciales, en créditant Inbound CX et en liant vers cette page. CC BY 4.0.
Dans cet article
Une entreprise établie en Ontario, en Alberta ou aux États-Unis peut néanmoins relever de la Loi 25 et de la Loi 96 du Québec. La Loi 96 peut atteindre une entreprise qui a des clients au Québec ou qui offre des services accessibles depuis le Québec ; la Loi 25 s'attache à la collecte de renseignements personnels concernant des personnes au Québec. Être constituée ailleurs ne règle pas la question.
Si vous répondez à des appels provenant du Québec, cela vaut dix minutes.
La Loi 96 atteint-elle une entreprise établie hors du Québec ?
Les orientations publiées indiquent que la Charte peut s'appliquer si votre entreprise est établie dans une autre province canadienne et que l'une des situations suivantes se vérifie : vous avez des clients au Québec, vous offrez des biens ou services accessibles depuis le Québec (en personne ou en ligne), ou vous communiquez régulièrement avec des consommateurs québécois.
Pour une ligne téléphonique, le déclencheur pratique est d'avoir un numéro que des clients québécois composent, ou de servir des clients québécois sur n'importe quel numéro.
Ce qui en découle : un service offert en français, ce qui pour le téléphone signifie l'accueil, le menu et les annonces qui les entourent. La Loi 96 et votre système téléphonique en décrit la forme.
Et la Loi 25, atteint-elle la même entreprise ?
La Loi 25 régit les renseignements personnels recueillis dans le cadre d'une entreprise au Québec, sans seuil d'effectif ni exigence d'entité québécoise. L'emplacement du serveur ne vous exempte pas : au contraire, puisque l'obligation d'évaluation se déclenche précisément lorsque l'information sort du Québec.
Une entreprise hors province servant des clients québécois peut donc se retrouver à la fois assujettie à la loi et en train d'effectuer exactement la communication transfrontalière que la loi lui demande d'évaluer au préalable. Où vivent vos données d'appel traite de cette évaluation.
La liste réaliste pour une ligne téléphonique
Si vous prenez des appels du Québec :
- l'accueil est en français, avec une brève offre d'une autre langue
- les avis d'enregistrement sont en français, et nomment une fin
- une personne est désignée responsable des renseignements personnels, coordonnées publiées
- une évaluation existe avant que des renseignements personnels québécois soient conservés hors Québec
- un registre des incidents de confidentialité existe, couvrant les registres d'appels
Aucun de ces points n'exige une entité québécoise. Tous exigent une décision.
Ce qui n'en découle pas
Quelques conclusions à ne pas tirer :
- Cela ne signifie pas qu'il faut héberger les données au Québec. L'obligation est d'évaluer la communication, pas de l'éviter.
- Cela ne signifie pas que chaque employé doit parler français. Le service doit être offert en français.
- Cela ne dépend pas uniquement de l'effectif. Le seuil de 25 employés vise l'inscription à l'OQLF et la francisation, pas le devoir sous-jacent de servir en français.
Où en est Inbound CX
Nous ne sommes pas encore constitués en société, ce qui est écrit sur chaque page juridique plutôt que sous-entendu, et nos données sont chez AWS dans us-east-1, aux États-Unis. Ni l'un ni l'autre n'exempte de quoi que ce soit un client qui sert le Québec, et ce sont deux faits qu'on devrait pouvoir établir au sujet d'un fournisseur sans avoir à demander.
Notre liste de sous-traitants est publiée intégralement, sans formulaire ni connexion, nommant chaque partie et ce qu'elle reçoit, et les lacunes qui vont avec sont sur sécurité.
Description de ce que les lois demandent ; ceci ne constitue pas un avis juridique. Savoir si l'une ou l'autre s'applique à votre entreprise est une question de faits, à poser à un conseiller qualifié au Québec, et moins coûteuse avant de commencer qu'après.
Questions fréquentes
- La Loi 96 s'applique-t-elle à une entreprise établie hors du Québec ?
- Elle le peut. Les orientations publiées indiquent que la Charte atteint une entreprise établie dans une autre province canadienne lorsqu'elle a des clients au Québec, offre des biens ou services accessibles depuis le Québec, ou communique régulièrement avec des consommateurs québécois. Pour une ligne téléphonique, le déclencheur pratique est de répondre à des appels venant du Québec.
- La Loi 25 s'applique-t-elle si mes serveurs sont hors du Québec ?
- Oui, et l'emplacement du serveur ne règle pas la question. La Loi 25 régit les renseignements personnels recueillis dans le cadre d'une entreprise au Québec, sans seuil d'effectif et sans exiger que l'entreprise soit établie au Québec. Un serveur ailleurs ajoute plutôt une obligation qu'il n'en retire, puisque le devoir d'évaluation se déclenche lorsque l'information sort du Québec.
- Faut-il héberger au Québec les données des clients québécois ?
- Non. L'obligation est d'évaluer la communication avant qu'elle ait lieu, pas de l'éviter : il faut établir que les renseignements bénéficieront d'une protection adéquate là où ils vont, et une communication hors Québec doit aussi faire l'objet d'une entente écrite. C'est de le faire sans avoir évalué qui constitue le manquement, pas l'hébergement hors Québec lui-même.
- Chaque employé doit-il parler français ?
- Non. Le devoir est que le service soit offert en français, pas que chaque personne de l'équipe le parle. Pour une ligne téléphonique, cela veut dire un accueil, un menu et des annonces en français, avec une autre langue offerte à partir de là.
- Faut-il une société québécoise pour servir des clients au Québec ?
- Non. Ni l'une ni l'autre loi n'exige une entité québécoise, et être constituée ailleurs ne vous place pas en dehors. Ce qu'il faut, c'est la même courte liste que pour toute entreprise servant le Québec : le service en français, une personne désignée responsable des renseignements personnels dont les coordonnées sont publiées, une évaluation avant toute sortie du Québec, et un registre des incidents de confidentialité.
À retenir
- Avoir des clients au Québec peut suffire pour qu'une entreprise établie dans une autre province ou un autre pays relève des lois 96 et 25.
- Être constituée ailleurs ou héberger ses serveurs hors du Québec ne vous exempte ni de l'une ni de l'autre loi.
- Pour une ligne téléphonique, cela veut dire un accueil et des avis d'enregistrement en français, avec une brève offre d'une autre langue.
- Rien n'oblige à héberger les données au Québec, mais il faut évaluer la communication avant que des renseignements personnels sortent du Québec.
- Désignez une personne responsable des renseignements personnels, publiez ses coordonnées et tenez un registre des incidents de confidentialité.
Parlez-nous de votre propre ligne
Si vous cherchez ce que la Loi 25 ou la Loi 96 demande à votre ligne téléphonique, dites-nous ce que vous enregistrez et qui vous servez, et nous vous dirons ce que nous prenons en charge et ce qui reste à vous.
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